自分でやってみよう；19　管理員学を実践しよう；マンション管理員の業務をマンション管理員学としました

警報発報処置は迅速に；動画ファイル（MP4）

マンション管理員学を実践しよう

画像は「ノウゼンカズラ」です；動画ファイル（MP4）

マンション外構、オートドアー、郵便受け、宅配ロッカー、共用廊下、エレベーター、防災監視盤、ごみ置き場、駐車場、駐輪場、給水設備、キッズルーム（子どもセンター）、集会室などを点検
1. 巡回しながら機能正常を確認していく
2. 照明が点灯している（夜間）時間は、電球の球切れをチェックする
3. 巡回時間により巡回パターンを決めておく（場当たり巡回は避ける）
4. ビニール袋を携帯し、ごみを拾っていく
5. 防災監視盤が正常に機能しているか、必ず確認しておく
6. 誘導灯の球切れを点検する

画像は「サルスベリ」です；動画ファイル（MP4）

1. 来客駐車場をご利用に来られた
2. 引っ越しされるので書類（入転居届、区分所有者変更届）を取りに来られた
3. 管理センターの部屋（集会室）の予約に来られた
4. 上階の音、犬の鳴き声、ピアノの音、外部からの騒音が気になるとご報告に来られた
5. 電燈のスイッチが壊れたので業者を案内してほしいとのご依頼があった
6. このポスターを掲示してほしいと依頼に来られた
7. 宅配ロッカーの開錠カードが使えないとおっしゃって、受付に来られた
8. 家に入る鍵がないので、開錠してほしいと受付に来られた
9. ビラを投函したいと受付に来られた
10. 長期間留守をするので、郵便物を管理して欲しい旨の依頼があった（依頼書の受付）

画像は「菜の花」です；動画ファイル（MP4）

1. 火災警報
火災検知器が作動、防災監視盤が誤作動、人為的な防火戸閉、人為的な排煙窓開などにより、火災警報が発報する（火事です！火事です！の連呼）
2. ガス漏れ警報
換気扇を回さないでガスコンロを使用し発報、ガス検知器の使用期限切れで発報
3. エレベーター警報
お子様が非常時通報ボタンを押して発報
4. 住戸からの防犯警報
防犯監視システムを解除せずに窓を開けて発報
5. 給水ポンプ異常警報
ポンプ設備の電気故障により発報
6. 電気設備の漏電警報
ケーブル劣化、雨水侵入により発報

画像は「ヒメリンゴ」です；動画ファイル（MP4）

1. 消防設備点検は火災警報（火事です！火事です！）が連呼されますので、点検前に住戸様にその旨を伝える全戸放送を実施しておく（全戸放送はためらわずに実施して慣れること）
2. 点検作業終了時に異常はなかったか（報告書はいただくが）業者とコミュニケーションを十分取っておく
3. 業者にお渡しした鍵と腕章はお渡し記録と照合し、全て回収しておく

画像は「ボトルブラッシ」です；動画ファイル（MP4）

1. 業務日誌を付ける
2. お客様からの届出資料を点検し、不備を是正し、期間内にフロントに送付する（郵送）
3. 事務所内の備品（FAX、FAX用紙、FAX用インク・トナー、電話機、）が機能しているか点検
4. 電球の購入手配をしておく
5. 停電（外部設備の不備で全戸未明停電を経験）時に電話が使えるように、電気を使用しない受話器を準備しておく（電気が必要な今の電話は停電時は全く機能しない）
6. 常に防犯カメラを監視する。問題が見受けられれば現地に急行する
7. 鍵が紛失していないか、定期的な棚卸と毎日点検の実施（マスターキーは厳重管理）
8. 不審者侵入の通報があったり、不審者発見時（防犯カメラ監視時）には現地に急行して排除する
9. 居住者様に資料を配布する
10. 拾得物の管理（整理）
11. ポスター、お知らせ、張り紙掲示（マンション管理貼り紙掲示学）
12. 引っ越し対応；引っ越しトラックの停車場確保
13. 鳩などの巣撤去
14. 暴風雨時、暴風雨前後の対応（オートドアーの動き確認、オートドアーの停止、屋上のテーブル吹き飛ばされ防止）
15. 警察訪問対応（防犯カメラ開示、駐車場の車確認）
16. 緊急車両、レスキュー隊コール対応

画像は「アジサイ」です；動画ファイル（MP4）

1. 理事会資料のコピー準備
2. 理事会ルームの机、椅子、名札、黒板、お茶、エアコンを準備しておく
3. フロントのオーダーを事前に確認して実施しておく
4. 定時・臨時総会資料の全戸配布と出欠票の回収
5. 総会当日は、出席を記録し、総会成立を総会開始前に確認する

画像は「マーガレットコスモス」です；動画ファイル（MP4）

1. クレーム情報はフロントに報告する
2. クレームの対象者がハッキリしている場合はクレームの内容（相手が困っている状態）をそのまま対象者に伝える。管理員の感情を入れず、冷静に客観的に報告書を作成し、対象者、フロントに報告する
3. 対象者がハッキリしていない場合は改善要望の貼り紙をフロントに依頼して発行してもらう

画像は「ムラサキシキブ」です；動画ファイル（MP4）

1. 管理員で決めたローカルルールがある場合、住戸様に徹底するのに時間がかかる
2. ルールを徹底する場合、注意口調に絶対になってはならない
3. このようなローカルルールは廃止したい
4. 管理組合規約が全てであることが理想です

画像は「キンモクセイ」です；動画ファイル（MP4）

1. 保証期間対象アイテムかどうか確認する。保証期間対象ならば、フロントに連絡する
2. 保証期間対象外であれば、修理業者をご案内する
3. 修理業者を事前に調査しておく。修理をやってもらえるのか、事前に問い合わせしておく。できれば標準部品交換費用なども確認しておく

画像は「ホトトギス」です；動画ファイル（MP4）

1. 業者手配を必要とする修理工事が一般的であるが、管理員でできる修理アイテムもたくさん出てくる
2. ボルトの緩みや脱落による部品の外れ修理などは管理員でできる作業である
3. 郵便受けのダイヤル交換も管理員でできる作業である

画像は「サルスベリ」です；動画ファイル（MP4）

1. 遊具には利用者人数制限や年齢制限がある。利用者に周知徹底していただく看板などの設置が必要である
2. 砂場には動物侵入防止対策が必要である。砂の定期的消毒が要求される場合がある
3. キッズルーム（子どもセンター）内に壁掛け時計など落下するものがあれば、落下防止（落下止め）を実施しておくことが必要である

画像は「ヒメツルソバ」です；動画ファイル（MP4）

1. 外部から「お宅のマンションから逃げ出した犬ではありませんか」と犬を連れて来られました
1.1 動物は受付できない決まりになっていました
1.2 内のマンションから逃げ出した犬であれば問題ありませんが
1.3 外部の犬であればどう対応すればよいか
1.4 この種のマニュアルにない問題を機転を利かせて解決することをマニュアルレス機転行動学と名付けました
1.5 管理員はこの種のマニュアルにない問題のあるアイテムにむしろ通常遭遇します
1.6 本件は住民からの「外部で犬探しの貼り紙があり」との連絡で、飼主が見付かったことで解決した
2. 突然マンションが全停電となった。自家発電機が初めて起動した
2.1 突然マンションが全停電となり、マンション内が騒然となった
2.2 停電が未明であったため、騒ぎが更に拡大された
2.3 管理センターに電話が通じず、管理センターは問合せ住民で騒然となった
2.4 消防車が10台以上駆けつけてきた
2.5 管理センターでも原因、復旧情報がタイムリーに得られなかった
2.6 全停電の対応マニュアルがなく、住民に復旧を待つ以外方法がないことを、来客に告げるのが唯一の方法でした
2.7 全停電時、住民への連絡通話網は、自家発電で賄えるシステムで無かったため、住民に連絡する手段が無かった
2.8 原因はマンション外部の工事配線から発した送電ストップであったとの報告があり、復旧にはかなりの時間を要した
2.9 自家発電機用の軽油を消費し、軽油を補充しなければならなかった。タンクローリー車を所有している軽油購入店が容易に見つからなかった。前もって購入店を探しておく必要があった

画像は「ヒメツルソバ」です；動画ファイル（MP4）

1. マンション管理適正化法
マンション管理業者の登録制度の導入・マンション管理士資格制度創設
2. 建物の区分所有等に関する法律（区分所有法）
マンションの共用部分と専有部分を区分し、各々の管理と権利義務を明確化
3. マンション管理規約
区分所有法で区分所有者の行動規範となる管理組合規約を認めている
4. 環境基本法・環境マネジメントシステム国際規格（ISO14001）
マンション内外から発生される可能性がある、大気汚染・水質汚濁・土壌汚染・騒音・廃棄物など常に監視せねばならない
5. 建築現場実用語
報告書を書く時、建築用語が必要になるので常に修得に心掛けたい
6. 5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）の実践
職務を遂行する上で、5Sの実践は必要です。管理員は先ず管理事務所内で、管理上の書類、器具・備品を管理する時に、5Sを意識して取り組むように心掛けたい。企業コンプライアンス（法令順守）を確立するためにも、最後の躾（私の解釈：しつけとは自分を美しく見せると書かれています。躾がしっかり身に付いている人を会社は立派だと評価します。躾が身に付いていないと、だらしなく感じられます）が最も重要です。躾がされていないと、前の4項目は継続的に達成されません。躾が身に付くような管理をしたいものです

画像は「ピラカンサ」です；動画ファイル（MP4）

1. 汚れの種類、清掃の場所により、清掃の方法を選択する
2. 洗剤、清掃道具を選ぶ
3. 水が必要な場合、バケツに水を入れる水源がどこにあるか判断する
4. 水を使う場合、周囲に水をかけても良い場所か、かけてはまずい場所か判断する
5. マットを清掃する場合は、水道ホースが使えて、水を流しても良い場所に持ち運ぶ
6. モップを使用する場合は壁にモップが当たらない様にモップのかけ方に留意する。モップで壁が汚れる場合がある
7. エアコンフィルター清掃は水を流して行う。定期的に行いたい

画像は「ホトトギス」です；動画ファイル（MP4）

1. 電球の種類と使用場所、在庫を確認する
2. 電球在庫管理表（デイリー使用実績と在庫の確認表）を作成しておく
3. 電球切れは夕方から夜間において確認する
4. 電球の交換方法は習得しておく
5. 電球交換する時に、電球カバーを外す場合がある。カバーが汚れている場合は、汚れを除去し、綺麗な状態にしておく
6. カバーを外す方法、電球を外す方法は習得しておく。これらの作業は技能習熟が要求される
7. 交換時には電源を切って行うのが安全上好ましい
8. 交換後、点灯を必ず確認する

画像は「小さい柿」です；動画ファイル（MP4）

1. 給水設備
給水設備は制御盤、ドレインホースの水の詰まり、ドリップの量など異常がないか毎日点検をする
2. オートドアー
強風時、オートドアーの動きに異常がないかチェックする
3. エレベーター
地震発生時、異常がないか点検する
4. 防犯カメラ
カメラの位置、モニター、ビデオ機能など、異常がないか、操作時に留意する
5. ドアークローザー
ドアーの閉まるスピードが正常か、ドアー開閉時に留意する。異常と分かれば、スピードを調整する
6. 自家用発電装置
制御装置に異常表示がないか、毎日点検をする
7. 防災監視盤
計器盤が異常表示を示していないか毎日点検する
8. 宅配ロッカー
操作が正常に行われているか毎日点検する

画像は「マンション管理業務目標設定管理表」です；細部はPDFを参照方

1. 業務目標
-1. お客様満足度向上（管理員の業務態度、接客態度など）
前年を上回ること（75％以上；フロントが毎年調査している）
-2. お尋ね回答率向上
回答率＝回答数／お尋ね数＝85％以上
-3. フロントへの報告率向上
報告率＝報告数／全報告すべきアイテム数＝95％以上
-4. 書類の顔出し（書類が直ぐ取り出せること）率の向上
顔出し率＝背表紙が直接見えている書類数／全書類数＝90％以上

画像は「斜めに刺した留めピン」です；動画ファイル（MP4）

1. フロントの掲示許可を取る（居住者様から掲示を依頼されることがあり、その場合許可が必要）
2. 重要度により掲示板のどの位置が良いか判断し、一番目に付く場所に最重要な貼り紙を掲示する
3. 掲示期間が切れると直ちに掲示板から外す
4. 長期間貼る貼り紙はビニールカバーをする（パウチ）
5. 雨や、暴風雨の直後は必ず掲示板をチェックする。貼り紙が雨で弛んでいたり、風で留めピンが脱落している場合が多い。掲示物が飛ばされている場合がある
6. 余分な留めピンは掲示板に残さない。留めピンが脱落したり、紛失したりする
7. 留めピンは掲示板に垂直に刺すと深く入らず、脱落し易い。斜めに刺すと入り易く、掲示物が固定され易い

画像は「マイマニュアル」です；動画ファイル（MP4）

1. 現在行っている作業を明文化してみる
2. 管理員同士でこの作業について話し合い摺り合わせる
3. 擦り合わせた結果をマニュアルとする
4. 帳票類は現在使用しているものをマニュアルとして登録しておく
5. 不都合が生じた場合は改善し、それを新たなマニュアルとする
6. 頭で考えた作業などをマニュアルにする場合は必ず実践して確認しておくこと。必ず改善点が発見される

画像は「つぼみができた椿」です；動画ファイル（MP4）

1. 一部の居住者様と特に親しく付き合っていないか
2. 一部の居住者様に作業、工事を優先させていないか
3. 駐車場の抽選を公平に行なっているか
4. 一部の居住者様に便宜を図っていないか
5. 管理員としての守秘義務を守っているか
6. 常に公平性図学を念頭に置くこと

画像は「水仙の花が咲きました」です；動画ファイル（MP4）

1. エレベーター内の閉じ込めはないか
2. オートドアー付近の異常はないか
3. 塀の異常、消火器、照明の落下物はないか
4. 給水設備、電気設備、ガス設備、エレベーター、オートドアーに異常はないか。地震で停止しているアイテムがあれば、安全を確認し、復旧させる
5. 異常状況をフロントに報告する（電話は速やかに、即刻決められたフォームの書類で）
6. 設備が破損した場合は応急処置を取り、補修依頼を発行しておく

画像は「サツキが咲いていました」です；動画ファイル（MP4）

1. 自治会行事を把握しておくことが必要
2. 管理員のお手伝い内容を確認しておく
3. 管理員一人では対応出来ない場合はフロントに相談し、 指示を仰ぐ
4. 子供会、シニア会と自治会の関係を把握しておく
5. 子供会、シニア会に対しても自治会と同様な対応を取る
6. 自治会の防災訓練時に、消防署との対応（消防設備の監査、消防車の駐車）が発生する